TOP
Zarządzanie czasem

Znajdź swój system zarządzania czasem

Uważam, że bycie dobrze zorganizowanym to połowa sukcesu. A może nawet więcej. I odnosi się do wszystkiego: pracy zawodowej, obowiązków domowych, pasji, wychowania dzieci, zachowania kontaktu ze znajomymi, itd.

System zarządzania czasem i jego ciągłe udoskonalanie to mój konik. Bardzo lubię testować różne metody, szukać wskazówek, wymyślać swoje sposoby na lepszą organizację, sprawdzać je i udoskonalać. To ciągły proces i nie mogę powiedzieć, że jest już skończony. Chyba nigdy nie będzie i dzięki temu rozwijam się i nie tracę zainteresowania tą tematyką.

Trudno opisać mój obecny system zarządzania czasem w jednym poście tak, aby wyjaśnić to jasno. Ostatnio najbardziej inspiruję się metodologią Getting Things Done (pisałam o tym dokładnie tutaj). Jest on dość mocno rozbudowany i zawiera wiele elementów, inspirowanych z różnych metodologii.

system zarządzania czasem, czas, zegar, organizacja

Co zatem wyróżnia mój system zarządzania czasem? 

  • Listy zadań
    Bazuję na listach to-do. Zaczęłam już w liceum ich używać i nie potrafię sobie wyobrazić funkcjonowania bez nich. Jestem wręcz od tego uzależniana. Obecnie moje główne listy to: lista zadań osobistych na każdy dzień, lista zadań w pracy, lista zakupów.
  • Notatki spisywane na bieżąco 
    Jak tylko pomyślę o czymś, co muszę zrobić, to staram się to od razu zanotować, żeby nie zapomnieć i nie zawracać sobie tym więcej głowy. Dotyczy to i dużych i małych załatwień. Zapisuję wszystko głównie na swojej liście zadań online, do której mam dostęp przez telefon lub komputer. A jeśli nie mam telefonu pod ręką, to staram się spisać to na kartkach papieru i potem przerzucam notatki do listy zadań.
  • Zadania cykliczne
    Staram się zawsze myśleć o tym, czy jakieś zadanie przyda mi się w przyszłości. Jeśli tak, to lepiej od razu ustawić go na cykliczne i uniknąć potrzeby dodawania go do listy później na nowo. Na przykład mam zadanie, żeby wysłać rodzinie kartki przed Bożym Narodzeniem i powtarza się ono co roku.
  • System review
    To centralny punkt mojego systemu. Krótkie i treściwe angielskie słowo ‚review’ oznacza dla mnie cykliczne sprawdzanie różnych elementów – czy są one jeszcze aktualne, czy trzeba je gdzieś przenieść, zmienić. Dzięki regularności unikam bałaganu i pozbywam się niepotrzebnych rzeczy. Zgodnie z metodologią GTD staram się raz na tydzień zrobić review wszystkich swoich zadań. A w skład tego przeglądu wchodzą:
    review lodówki – cykliczne sprawdzanie zdatności produktów w niej przechowywanych
    – review notatek w Keep/Evernote/Google Drive
    – review skrzynki pocztowej oraz linków zapisanych na FB
    – review fizycznych rzeczy (kartki, notatki, rzeczy do schowania, które nie mają jeszcze swojego miejsca)
  • System motywacji i wynagrodzenia
    To jest coś, co cały czas testuję. Dla mnie to głównie system nagradzania, bo motywacji mi raczej nie brakuje. Jak pisałam wyżej, samo skreślanie wykonanych zadań z listy sprawia mi dużo satysfakcji. Ale już z daniem sobie chwili wytchnienia i błogiego leniuchowania bez wyrzutów sumienia z powodu bezproduktywności, to już mam duży problem. Ciągle coś jest na mojej liście zadań i potrzebuję się mocno kontrolować, żeby pozwalać sobie na odpoczynek.
  • Praca w zaplanowanych blokach czasowych
    Dobrze jest uprzedzić domowników, że chcesz usiąść przed komputerem, skupić się i załatwić kilka rzeczy. Proszę wtedy o chwilę spokoju i nieprzeszkadzanie. Najlepiej jak są to stałe pory lub jak przynajmniej trochę wcześniej je zaplanujemy, tak żeby być na to przygotowanym. Staram się też usunąć dystraktory, zamknąć Facebooka, wyłączyć powiadomienia, żeby w pełni skupić się na zadaniach, które mam do wykonania.

Mam nadzieję, że będzie to dla kogoś jakąś inspiracją. Zachęcam was serdecznie do testowania i czerpania z doświadczeń innych. Każdy funkcjonuje inaczej i ma inne priorytety, więc najważniejsze jest to, aby znaleźć swój własny sposób na efektywne zarządzanie czasem. Warto najpierw zastanowić się, w jaki sposób pracuję, czego potrzebuję i co jest moim celem.

Ja na przykład jestem typem zadaniowca, który dąży do ukończenia wszystkiego, co sobie zaplanował na dany dzień. Nie lubię zmian. Od czasu do czasu spontaniczność jest fajna, ale jak jest jej za dużo, to zaczyna mnie ona męczyć.  Samo wykonywanie zadań i możliwość wykreślenia czegoś z listy daje mi dużo satysfakcji, radości i wewnętrznego zadowolenia. Uwielbiam to uczucie bycia zorganizowanym i produktywnym. Jednocześnie wiem, że ma to swoje minusy – niewykonane zadania potrafią mi zepsuć nastrój, nie znoszę dobrze nagłych zmian, ciężko mi odpuścić i odpocząć. Jestem tego świadoma, dzięki temu łatwiej mi nad tym pracować, żeby znaleźć balans.

 
Spodobał Ci się ten wpis? Może masz ochotę się nim podzielić z innymi? Pozdrawiam :) Justyna

«

»

Co o tym myślisz?

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *